פרטים אחרים בארגון
מועד: ערכתי דיונים שונים על לוחות הזמנים לקיום כנסים עם כל מיני אנשים. הבעיה שלי היא שאני שכיר ובפועל אין לי חופשים רשמיים מלבד ימי שבתון. אז אף חופש שכביכול מתבססים עליו הוא לא חופש עבורי. לפני תחילת העבודה על כנס גיבורים, חשבתי שצריך להפסיק לעשות כנסים בחול המועד פסח. חשבתי שמי שמרוויח מהחופש בפסח הם התלמידים בלבד, ולהם בכל מקרה יש חופש גם בשבוע שלפני פסח ולכן באותה המידה אפשר לקיים את הכנס בתקופה זו.
מאז התבררו לי שני דברים. האחד הוא שיש מקומות בהם מוציאים אנשים לחופשה יזומה במהלך פסח וסוכות. השני, שהייתי צריך להבין לבד, הוא שגם לסטודנטים במוסדות האקדמיים יש לוח שנה עם תקופות של חופשים ושהם יגיעו יותר לכנסים שנופלים בתקופת החופש (האמת שבתור סטודנט לא היו לי אילוצי זמנים כמעט בכלל, אז לא התייחסתי לנושא בעבר).
לכן, ההחלטה היא שלכל הפחות צריך להתחשב בלוח השנה של הסטודנטים בארגון הכנס, גם אם לא באנשים העובדים. תלמידים+סטודנטים נותנים נתח משמעותי בקהל שמגיע לכנסים.
האילוץ האחרון למועד קיום אי-הכנס הוא כנסים אחרים, מהם יש הרבה בקיץ הזה. כנס דרקוניקון מתקיים ב-7 באוגוסט ואז אפשר לקיים עוד אירוע בסוף הקיץ, לפני סוף החופש הגדול.
מיקום: אי-כנס קלאסי מורכב ממספר כיתות בהם מתקיימות הרצאות לסביבות 10-15 אנשים. כמובן שמודל כזה לא עובד באי-כנס מבוסס משחקים. הדרישה שלנו הייתה למספר שולחנות משחק, בנוסף לכיתה אחת לפחות שתשמש לפעילויות מסוגים שונים (הרצאה, סדנה, משהו).
מועדון רומח כבר מוכר לי טוב, הם עורכים פעילויות רבות ומיני-כנסים לאורך השנה ויש לי כבר יחסי עבודה איתם. לא בדקתי מקומות אחרים.
תקציב ומטרות: היעד התקציבי של האירוע היא לכסות את עצמו. התקציב שנקבע כרגע הוא 1,000 ₪ (תסלחו לי שאינני יכול לחשוף במדויק את עלות שכירת המקום). על מנת להגיע ליעד התקציבי צריכים להגיע לאי-הכנס 40 איש, כל אחד מהם רוכש כרטיס ב-20 ₪ (2 שקלים עמלה, 2 שקלים מע"מ, 16 שקלים הכנסה). בדיעבד, אחרי שפרסמתי את האירוע הגעתי למסקנה שהייתי צריך להנמיך את יעד התפוסה באירוע ולהעלות את מחיר הכרטיס, במטרה להבטיח כיסוי עלויות האירוע גם עם פחות משתתפים.
מטרה נוספת היא לא לתכנן רק אירוע אחד, אלא סדרה. השאיפה היא לערוך אי-כנס בכל חצי שנה, כל פעם תחת תמה אחרת. בסיום אי-הכנס הראשון יקבל המשתתפים איזשהו כרטיסייה "שימרו את התאריך" לאי-הכנס השני (יש כבר רעיון לתמה, אני חושב לקרוא לו "נקמת הקוביות".)
שיווק: אין לי הרבה מה להגיד כאן. ברגע שהיה תאריך ומיקום לאירוע, עלה אירוע בפייסבוק. כמה שעות אחר כך הסדרתי את מערכת הרישום (Tixwise) ועלה אתר אינטרנט לאוויר. האירוע פורסם בעמוד הפייסבוק, בקבוצות הרלוונטיות בפייסבוק ובפורום הפונדק.
כחודש לקראת האירוע אתחיל לתזכר ולעודד אנשים להירשם. כרגע יש כ-20 נרשמים דרך הפייסבוק, אך נרשמים אלו לא רכשו כרטיסים. אירוע בסדר גודל כזה (40 איש) לא מצדיק מאמצי שיווק גדולים יותר. יתכן שאפנה לעמותה בבקשה להיכנס תחת מטריית התמיכה שלה ואשתמש בתשתית השיווקית שלה גם, אם כי החפיפה לתשתית האישית שלי כל כך גדולה שאני בספק אם זה יועיל בהרבה.
זהו בינתיים. עד לעדכן הבא.